Ajouter un calendrier de réservation sur son site grâce à Cal

Si tu es coach, thérapeute, consultante ou que tu vends du temps sous n’importe quelle forme, j’ai une question pour toi : combien de temps passes-tu chaque semaine à gérer tes rendez-vous ?

Entre les emails qui s’accumulent (« Bonjour, auriez-vous un créneau mardi prochain ? »), les allers-retours pour confirmer les horaires (« Ah non, finalement je ne peux pas à 14h, plutôt 15h ? »), et les rappels de dernière minute… On est d’accord que l’efficacité, elle, n’est pas au rendez-vous. 🫠​

Pourquoi ne pas laisser tes clients choisir eux-mêmes leurs créneaux ? Comment ? En intégrant un calendrier de réservation à ton site, tout simplement !

Pourquoi ajouter un calendrier de réservation à son site web ?

Pour gagner du temps

Avant d’intégrer un système de prise de rendez-vous en ligne, j’avais l’impression de passer la moitié de mon temps à jouer à Tetris avec mon agenda.

Petit extrait :

🙋🏽‍♀️​ « Bonjour, j’aimerais réserver un appel découverte pour discuter de mon projet de création de site internet. »
💁🏼‍♀️​ « Parfait ! Quel jour vous arrangerait ? »
🙋🏽‍♀️​ « Mardi ou mercredi si possible »
💁🏼‍♀️​ « Mardi, je suis dispo à 10h ou à 16h »
🙋🏽‍♀️​ « 16h c’est parfait »
💁🏼‍♀️​ « Super, donc mardi 15 novembre à 16h ? »
🙋🏽‍♀️​ « Ah non, le 15, c’est mercredi, pas mardi… »

Et zou, on recommence. 🤦‍♀️

Grâce à un calendrier de réservation, tes clients peuvent voir directement les créneaux sur lesquels tu es disponible et choisir celui qui leur convient. Bye-bye la perte de temps, bonjour l’efficacité !

Pour améliorer l’expérience client

D’ailleurs, parlons un peu de tes clients. Ils sont généralement pressés, ils ont 1000 trucs sur le feu et, la dernière chose dont ils ont envie, c’est d’attendre une réponse pour fixer un simple rendez-vous.

Avec un calendrier intégré à ton site, tes clients peuvent réserver en quelques clics un créneau. Même lorsqu’ils sont devant la télé à 23h un dimanche soir.

🦋​ L’astuce en + : tu peux prévoir un petit formulaire pour poser des questions avant la séance ou l’appel découverte. Résultat : tu arrives préparée et sereine.

Pour réduire les oublis (et les lapins 🐇)

Tu sais ce qui est pire que de passer du temps à gérer tes rendez-vous ? C’est de se retrouver seule face à sa réunion Zoom parce que ton client… a oublié.

La plupart des outils de calendriers en ligne envoient automatiquement des rappels par email ou SMS. Résultat ? Des clients qui n’oublient plus leur réservation et moins de SAV des rendez-vous loupés pour toi.

Maintenant que je t’ai convaincue (enfin j’espère 🙈​) de l’utilité d’un calendrier de réservation, on va voir ensemble comment choisir le bon outil. Je vais te parler de Cal, l’outil que j’utilise depuis plusieurs années et qui m’a vraiment simplifié la vie.

Pourquoi j’ai choisi Cal plutôt que Calendly ?

Il existe une tonne d’outils de réservation en ligne sur le marché. Calendly, Acuity, zCal… J’en ai testé plusieurs avant de tomber sur Cal (appelé aussi Cal.com). Et franchement, c’est celui que je préfère.

Calendly reste une excellente solution et c’est l’outil que j’utilisais pendant pas mal d’années. Mais, c’était avant de découvrir Cal. Voici ce qui a fait pencher la balance pour moi :

🩷 Le design, bien plus épuré et moderne que celui de Calendly. Cal mise sur la simplicité. L’interface est clean et minimaliste. Et surtout, ça se voit que ça a été pensé par des personnes sensibles à une bonne expérience utilisateur.

​🧡​ La version gratuite plus fournie que celle de Calendly. Contrairement à Cal, voici ce qu’il n’est pas possible de faire avec la version gratuite de Calendly :

• proposer plusieurs types d’évenements. Si tu aimerais proposer des appels découvertes, des appels de suivi et des séances de consulting, tu devras faire un choix. Et oui, avec Calendly version gratuite, tu ne peux créer qu’un seul type d’évenement ;
• envoyer des rappels automatiques : il n’est pas possible d’envoyer des emails de rappels avant le rendez-vous ;
• obtenir des paiements.

La version gratuite suffit-elle pour démarrer ?

Oui ! Avec Cal, tu peux créer plusieurs types de rendez-vous et profiter de pas mal de fonctionnalités avancées sans débourser un centime.

Avec la version gratuite de Cal, tu peux :

​🗓️​​ Créer des types de rendez-vous illimités ;

💻​ connecter ton Google Calendar ou ton Outlook Calendar ;

​​✏️​ personnaliser les couleurs et les textes de ton calendrier ;

​📝​ ajouter des questions préalables, avant que la personne prennent rendez-vous ;

📨 envoyer des emails de confirmations automatiques ;

💳​ et même installer Stripe ou PayPal pour être payé lors de la réservation.

📚​ Tu aimerais vendre des heures de coaching, de consulting ou de soin grâce à Cal ? Je t’en dis un peu plus dans mon article Quels outils utiliser pour vendre sur son site Showit.

Bref, Cal, est fait pour toi si :

🌷​Tu veux un design clean et moderne ;

🌷​tu es sensible à l’esthétique de tes outils ;

🌷​tu veux une intégration facile avec ton site ;

🌷​tu cherches une alternative européenne aux outils américains ;

🌷​tu as besoin de plusieurs types de rendez-vous différents ;

🌷​tu aimerais récolter les paiements lorsqu’une personne prend rendez-vous.

Aperçu du calendrier de réservation créé avec Cal.com

Comment créer un calendrier de réservation avec Cal et l’ajouter sur ton site web ?

Quand on dit « intégrer calendrier réservation site », cela peut faire un peu peur. Tu imagines déjà des lignes de code incompréhensibles et des trucs qui plantent partout ? 🫠​

Détrompe toi ! Je vais te guider pas à pas, tu verras que c’est, finalement, assez simple.

Étape 1 – Créer ton compte Cal

Direction cal.com pour créer ton compte. Tu peux t’inscrire avec ton email ou directement via ton compte Google.

Une fois connectée, Cal va te demander quelques infos de base :

• Ton nom d’utilisateur. Il s’agit du nom qui sera visible dans l’URL de ta page de réservation.
• Ton prénom et ton nom ;
• ton fuseau horaire.

Rien de sorcier. Tu pourras, de toute façon, tout modifier par la suite.

Cal te demandera également :

​🛠️​ Les outils que tu souhaites intégrer. Par exemple, des outils de calendriers de réservation comme Google Calendar, Outlook Calendar ou encore des outils d’applications vidéos, pour faire des visios* comme Google Meet, Zoom, Skype… Tu peux choisir de les ajouter plus tard.

* D’ailleurs, Cal a également son propre outil de visio conférence : CalVidéo.

​🗓️ Tes disponibilités. Même chose, tu pourras paramétrer ça, plus en détail, par la suite.

🙋🏽‍♀️ Puis rédige une brève description de toi, ajoute ta photo ou ton logo et on est bon !

Étape 2 – Créer ton premier type de rendez-vous

Ton compte Cal est créé, te voici arrivé sur la page des “Types d’évènements”.

C’est là que ça devient intéressant. Tu vas pouvoir créer ton premier type d’évènement. Comme dit plus haut, il s’agit des différents types de rendez-vous que tu proposes.

Exemples de types d’évènements :

• Une consultation découverte (30 min, gratuite) ;
• une séance de coaching (1h, payante) ;
• un appel de suivi (15 min).

Tu verras que des types d’évènements sont déjà créés par défaut par Cal. Tu peux choisir de partir d’un évènement existant ou d’en créer un nouveau.

Pour créer ton premier Type d’evènement :

1. Clique sur le bouton « Nouveau »

2. Remplis les infos de base :

​👤 Le nom du type d’évènement (exemple : « Consultation découverte »). Cela actualise automatiquement l’URL de ton évènement. Celui-ci aura donc la forme : https://cal.com/nomdetoncomptecal/appel-decouverte. Tu pourras partager cet URL à tes clients pour qu’ils prennent rendez-vous directement sur cette page.

📝 une brève description de ton évenement ;

🕜 la durée de l’évenement (15, 30, 45 min, 1h…) ;

🏡​ le lieu (que ce soit en visio : Google Meet, Zoom, CalVidéo, par téléphone ou même en personne : à une adresse spécifique ou à l’adresse du client…).

Étape 3 – Paramétrer des limites de prises de rendez-vous

Pour préserver ton énergie, tu as la possibilité de paramétrer différentes options dans l’onglet “Limites” :

​🌷 un temps de battement entre deux rdv (histoire de souffler un peu !). Concrètement, il s’agit d’un laps de temps durant lequel tu n’es pas dispo avant et/ou après le rendez-vous. Par exemple, si tu as besoin de 15 minutes après chaque rendez-vous pour prendre des notes et que ton rendez-vous dure 30 minutes. Personne ne pourra prendre rendez-vous durant 45 minutes.

​🌷 un préavis, c’est-à-dire un minimum d’heures ou de jours avant que la personne puisse prendre un rendez-vous.

​🌷 une limite de nombre de rendez-vous par jour, par semaine ou par mois.

Étape 4 – Définir les questions préalables

Depuis l’onglet “Avancé”, tu peux ajouter des questions que tes clients devront remplir avant de réserver. Super utile pour préparer tes rendez-vous ! L’objectif est d’éviter les réservations “à côté de la plaque”, de mieux filtrer les demandes, et surtout de gagner en pertinence dès les premières minutes de l’échange.

Quelques exemples :

👩🏼 Pour une coach business : Quel est ton plus gros challenge actuellement ? Où en es-tu dans ton activité (début / en croissance / en pivot) ? As-tu déjà été accompagné.e par un coach auparavant ?

👩🏾 Pour une photographe : As-tu déjà repéré un lieu ou une ambiance dont tu aimerais t’inspirer pour le shooting ?

👩🏻 Pour une naturopathe / praticienne bien-être : As-tu des problématiques spécifiques que tu souhaites aborder ? Prends-tu actuellement un traitement médical ?

👩🏻‍🦰 Pour une Assistante virtuelle / Community manager / Rédactrice web : Quelles sont les tâches que tu souhaites déléguer en priorité ? As-tu déjà travaillé avec un.e freelance pour ça ? Quel est ton canal principal (Instagram, newsletter, blog, etc.) ? Quelle est ta charge de travail actuelle (en heures ou projets) ?

Étape 5 – Personnaliser les emails automatiques

Pour personnaliser l’envoi automatique des emails de confirmation; cela se passe dans l’onglet « Workflow ». Il est possible de :

• définir le déclencheur, c’est-à-dire ce qui déclenche l’envoi de l’email. Cela peut être une durée avant ou après le début de l’évènement, lorsqu’un nouvel évènement est réservé, lorsqu’un évènement est replanifié…
• personnaliser l’objet et le texte du message pour qu’il colle à ton style d’écriture habituel.

Quelques exemples d’emails automatiques :

🌼 Une confirmation lors de la prise du rendez-vous ;
🌼 un rappel 24 heures avant l’appel découverte ;
🌼 une demande d’avis 3 jours après une séance de consulting…

Étape 6 – Régler les disponibilités

Pour régler tes disponibilités, rendez-vous dans l’onglet “Disponibilités” 🙃.

Tu peux définir des disponibilités générales, pour tous tes évènements.

Par exemple, tu es disponible pour des appels découvertes, des séances de consulting et des appels de suivi les lundis et jeudis de 14h à 18h, les mardis de 10h à 18h et les vendredi de 9h à midi.

Ou bien, des disponibilités spécifiques pour un évènement en particulier.

Par exemple, tu choisis d’être disponible :

• uniquement le mardi et le mercredi matin pour les appels découvertes ;
• tous les jours de la semaine sauf le jeudi après-midi pour tes séances de consulting ;
• les premiers lundis du mois pour les appels de suivi.

Ton évènement est créé ? Tes disponibilités sont paramétrés ? Super !

Passons maintenant à la suite.

Installer le calendrier de prise de rendez-vous sur ton site

Pour intégrer ton calendrier sur ton site internet et permettre à tes visiteurs de réserver, Cal te propose plusieurs options.

Pour accéder à ces options, ça va se passer dans l’onglet « Types d’évènements ».

Option 1 : ajouter le lien de réservation dans un bouton (le plus facile)

Cal génère automatiquement un lien vers ton calendrier (exemple https://cal.com/nomdetoncompte/appel-decouverte).

Tu peux utiliser ce lien partout :

🌼Dans tes emails ;

🌼sur tes réseaux sociaux ;

🌼dans un bouton sur ton site.

Pour ajouter ton calendrier de prise de rendez-vous sous forme de bouton sur ton site :

1. Clique sur l’icône avec la chaîne (1) pour copier le lien vers ton évènement Cal ;
2. dans ton éditeur de site (WordPress, Showit, Squarespace…), ajoute un bouton ;
3. colle le lien dans l’URL du bouton ;
4. personnalise le texte du bouton : « Réserver un appel », « Prendre rendez-vous »…

Option 2 : ajouter le calendrier directement sur une page de ton site

Il est possible d’intégrer ton calendrier directement sur une page de ton site. L’avantage ? Tes clients n’ont pas besoin de quitter ton site pour réserver.

1. Clique sur l’icône des 3 petits points (2) à côté de ton évènement Cal et choisis « Intégrer ».
2. Ici, choisis « Intégration en ligne ».
3. Personnalise comme tu le souhaites et clique sur le bouton « Copier le code ».
4. Rends-toi dans l’éditeur de ton site, sur la page depuis laquelle tu souhaites intégrer ton calendrier.
5. Intègre un bloc HTML.
6. Colle le code renseigné par Cal dans ce bloc.
7. C’est bon !

Exemple du calendrier de rendez-vous Cal, intégré sur la page contact du template de site Showit Luce.

Option 3 : ajouter un bouton flottant

Cette option te permet de placer un bouton sur ton site, qui suivra le scroll du visiteur en restant fixé dans le bas de son écran. Au clic, cela ouvrira un pop-up avec le calendrier de ton évènement.

Voici comment procéder :

1. Clique sur l’icône des 3 petits points (2) à côté de ton évènement Cal et choisis « Intégrer ».
2. Ici, choisis « Bouton flottant », personnalise comme tu le souhaites et clique sur le bouton « Copier le code ».
3. Rends-toi dans l’éditeur de ton site.
4. Ajoute ce code dans la balise Head des pages sur lesquelles tu souhaites faire apparaître ce bouton. La manière de procéder dépend de la plateforme avec laquelle est créé ton site. Si tu utilises Showit, clique sur l’onglet « Advanced settings » de la page de ton choix, clique sur « Custom Head HTML » et colle ton code. Ton site est sous WordPress ? Tu devras utiliser une extension pour ajouter du code dans la balise Head.
5. C’est bon !

Exemple de bouton flottant intégré sur le template de site Showit Juliette.

Voilà, tu sais maintenant comment créer un calendrier de réservation avec Cal et l’installer sur ton site, sans crise de nerfs ni bug incompréhensible. 🙌

C’est un petit outil, mais il peut vraiment faire une grande différence dans ton quotidien : moins de temps perdu à gérer ton agenda, une meilleure expérience pour tes clients, et surtout… plus de sérénité pour toi. 🦋

Tu aimerais vendre des heures de consulting ou de coaching avec Cal ? Mon article « quels outils utiliser pour vendre sur son site Showit » va t’intéresser !

Tu aimerais créer et vendre une formation en ligne ? Lis mon article « Pourquoi et comment créer et vendre sa formation en ligne avec ThriveCart« .

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